Właściwe zabezpieczenie ważnych dokumentów, zarówno podczas ich przechowywania w biurze, jak i na czas wysyłki czy transportu, ma dzisiaj szczególne znaczenie. Od sposobu zapakowania takich dokumentów oraz ich zaplombowania, zależy często renoma firmy, jej wiarygodność, ale i chronienie się przedsiębiorców przed nadużyciami i stratą pieniędzy. Umowy zawierane z kontrahentami, faktury, listy z danymi osobowymi – to wszystko musi być zabezpieczone w odpowiedni sposób. Jak to zrobić?
Pakowanie dokumentacji wrażliwej i jej plombowanie
Profesjonalnym sposobem na zabezpieczenie cennych z punktu widzenia firmy dokumentów, jest ich właściwe pakowanie i plombowanie. Można tu wykorzystać tzw. bezpieczne koperty, dostępne u producentów i dystrybutorów, jak np. https://www.plombysklep.pl/koperty-bezpieczne-c-4.html. Tego rodzaju koperty wykonane są ze specjalnych, wzmocnionych folii lub materiałów biodegradowalnych, dzięki którym nawet w trudnych warunkach opakowanie z cenną zawartością nie ulegnie rozerwaniu i zniszczeniu. Bezpieczne koperty wyposażone są w unikatowy numer powielony w kodzie kreskowym oraz dodatkowe pole na umieszczenie informacji o zawartości.
Kolejnym etapem bezpiecznego przygotowania dokumentów np. do podróży, może być ich zaplombowanie. Aktualnie do takich celów wykorzystuje się praktyczne plomby naklejkowe. Nie powiększają one ciężaru paczki, dzięki czemu nie wpływają na podrożenie kosztu jej wysyłki, a skutecznie chronią dokument przed naruszeniem. Wszelkie próby manipulacji przy tak wysyłanym dokumencie są od razu widoczne.
